أثر الادارة الالكترونية للتلميذ على تنظيم العملية التعليمية

في التقدم التكنولوجي الذي نشهده الآن بات من الضروري الاعتماد على الانظمة التعليمية الحديثة، حيث تسهم هذه الأنظمة في تطوير جودة التعليم، ويعتبر نظام الادارة الالكترونية للتلميذ من اهم الانظمة في تطوير المنظومة التعليمية، كما أن النظام يساعد في التواصل العلمي بين ولي الأمر والطالب والمدرسة، كما ايضا يساعد النظام القيام بالاعمال الادارية بدون تدخل بشري ومن أشهر الانظمة في هذا المجال هو نظام سكوليرا الذي ساعد في تطوير جودة التعليم في عصرنا الحالي.

ما المقصود بالادارة الالكترونية للتلميذ؟

هو نظام يستخدم فيه التكنولوجيا الرقمية في إدارة كافة الأعمال الخاصة للطالب داخل المدرسة مثل تنظيم وإدارة جميع البيانات الخاصة بالطالب – الإجراءات الإدارية المتعلقة بالطالب داخل المؤسسة التعليمية – متابعة الحضور – إصدار التقارير السلوكية -حفظ الملفات الشخصية والتعليمية للطالب – التواصل الإداري مع أولياء الأمور – إدارة الجداول الدراسية، ويعد هذا النظام جزء من منظومة الإدارة الإلكترونية للتعليم.

لماذا نحتاج إلى الادارة الالكترونية للتلميذ؟

نحتاج الى الادارة الالكترونية للتلميذ، لأنها أصبحت ضرورة في رفع جودة التعليم ومتابعة الأعمال الادارية داخل المؤسسة التعليمية بسهولة، ويتم ذلك من خلال الخدمات الالكترونية للطلاب ومن مميزاتها:

• تبسيط الإجراءات: يساعد النظام في تبسيط ومتابعة الأعمال الإدارية للطالب مثل تنظيم الملفات والبيانات للطلاب، ومتابعة الحضور والغياب، وإصدار التقارير السلوكية، دون تدخل عنصر بشري، مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد للإدارة وتقليل الخطأ البشري.
• تحقيق الشفافية: إن النظام يوفر تقارير توضح سلوك الطالب، ومدى انضباطه، مما يساعد ولي الأمر على متابعة أداء الطالب لحظة بلحظة حتى نهاية الفصل الدراسي. 
• تعزيز التواصل: حيث يمكن لادارة والمعلم التواصل مع ولي الأمر أو التلميذ من خلال خدمات يقدمها النظام مثل ارسال الرسائل او اشعارات الخاصة بالغياب او القرارات المدرسية، أو أي تحديثات خاصه بالاعمال الادارية مما يعزز التواصل المنتظم بين الادارة ولي الامر والطالب.
• اتخاذ القرار: إن النظام يوفر تقارير يمكن من خلالها تجميع بيانات دقيقة حول الحضور والغياب والسلوك لكل تلميذ على حدة وهذه المعلومات تساعد الادارة في اتخاذ قرارات الدقيقة لكل تلميذ مثل إرسال التنبيهات واتخاذ اجراءات داخل الصفوف.

اقرأ ايضاً: قوة تحويل المدرسة مع برنامج الادارة المدرسية الالكترونية

ما هي متطلبات تطبيق نظام الإدارة الإلكترونية؟

لتطبيق نظام فعال لإدارة الالكترونية للتعليم يجب توافر العناصر التالية:

• تدريب الكوادر: يجب تدريب الكوادر البشرية وتوفير برامج تدريبية لتأهيلهم لاستخدام النظام.
• الدعم الفني: يجب توفير دعم فني 24 ساعة طوال ايام الاسبوع لحل جميع المشاكل التقنية في النظام.
• انظمة الحماية: يجب توفير أنظمة حماية لمنع الهجمات السيبرانية لضمان الحفاظ على المعلومات.
• بنية تحتية تكنولوجية قوية: يجب توفير أجهزة الكترونية حديثة، وتزويد المدارس والمؤسسات التعليمية بانترنت سريع.
• التخطيط المسبق وإدارة التغيير: يجب عند تطبيق النظام أن يكون هناك تخطيط مسبق من قبل المؤسسات التعليمية، وهذا التخطيط بيوضح كل خطوة سوف يتم تطبيقها مثل خطة لتدريب العاملين بالنظام، ومتى سوف يبدأ استخدام النظام. إدارة التغيير المقصود بها مساعدة جميع العاملين بالنظام على التكيف مع النظام تدريجياً لان عند قيام المؤسسة التعليمية بإدخال نظام جديد نجد ان بعض العاملين يفضلون العمل بالطريقة التقليدية، وهذا أمر طبيعي يحدث في البداية ولهذا يجب توعية العاملين بأهمية النظام ومدى تأثيره في تسهيل قيام العاملين بالمهام الموكلة إليهم، والمساعدة على عدم وجود أي عقبات عند تطبيق النظام.

ماذا تجني المدارس من تطبيق الإدارة الالكترونية؟

تجني المدارس العديد من الفوائد عند تطبيق نظم الإدارة الإلكترونية للتعليم ومنها:

• كفاءة إدارية: يساعد النظام في تنفيذ الأعمال الادارية بشكل سريع ودقيق مما يقلل من وجود أخطاء بشرية والأخطاء المرتبطة بالأعمال الورقية.
• تحليل البيانات ودعم اتخاذ القرار: يوفر النظام إمكانية تحليل البيانات المتعلقة بالطلاب مثل الحضور والغياب أو الأداء السلوكي، ويوفر للإدارة أيضا تقارير يومية وشهرية، حيث تستطيع الإدارة اتخاذ قرارات هامة حول تنظيم سلوك الطالب داخل الصف أو التعامل مع حالات الغياب المتكررة، ويساعد النظام الإدارة في تطبيق السياسات بشكل فعال وتحسين الأداء التنظيمي للطالب داخل المؤسسة التعليمية.
• تواصل افضل: يتيح النظام خدمة إرسال رسائل واشعارات، مما يساعد في متابعة الغياب، وإبلاغ أولياء الأمور بمواعيد الاجتماعات الخاص بهم، بالإضافة إلى إبلاغهم بقرارات تنظيمية لها علاقة بالطالب.
• توفير الوقت في الأعمال الروتينية: يساهم النظام في توفير الوقت المستغرق لإنجاز الأعمال الروتينية الخاصة بالمؤسسة التعليمية وتقليل العمالة البشرية التي تقوم بالأعمال الورقية أيضا.
• تقارير رسمية للجهات التعليمية: يوفر النظام بيانات وتقارير رسمية تساعد المؤسسات العلمية على أخذ الموافقات الرسمية من الجهات التعليمية الرسمية مثل الموافقة على نتائح الامتحانات أو تجديد ترخيص مدرسة.
• حفظ البيانات والسجلات: أن النظام يساعد علي حفظ البيانات والسجلات الخاصة بالطلاب والموظفين بشكل أمن، وحماية البيانات والسجلات من التلف أو الفقدان مع ضمان سرية المعلومات.
• العمل عن بعد: يسمح النظام للادارة او المعلم الوصول إلى البيانات، وإنجاز المهام في أي مكان وفي أي وقت، مما يضمن استمرار العمل عند حدوث ظروف استثنائية.
• ربط الاقسام بسهولة: يساعد النظام على ربط الاقسام الادارية والاكاديمية معا وتبادل البيانات بينهم بسهولة ويسر.

اقرأ ايضاً: دليل المعلم الكامل لمراقبة دقيقة لسلوك الطلاب

ما هي العوائق أمام تطبيق الإدارة الالكترونية؟

رغم المميزات التي يقدمها عند تطبيق الإدارة الالكترونية الا ان يوجد مجموعة من العوائق عند تطبيق نظام وهي:

• زيادة في التكلفة: يحتاج عند بناء نظام إلى تكلفة مالية ضخمة في البداية، ولذلك لان المدرسة تحتاج إلى بنية تحتية تكنولوجية حديثة، وتحتاج ايضا إلى شراء برامج، ومعدات تكنولوجية. مما يؤدي إلى زيادة التكلفة المالية.
• نقص في الكوادر: وجود نقص في الكوادر المؤهلة لاستخدام النظام في المؤسسات التعليمية، ووجود بعض العاملين في الإدارة يفضلون استخدام الطرق التقليدية بالرغم من سهولة استخدام النظام.
• عدم وجود نظم حماية: يمكن لبعض الأنظمة التعرض إلى عمليات قرصنة في حالة عدم توافر نظم حماية قوية. 
• عدم وجود انترنت سريع ومستقر في المؤسسات التعليمية.

ما هي أنواع التقارير التي توفرها أنظمة الإدارة الإلكترونية للمدارس؟

توفر أنظمة الادارة الالكترونية للمدارس مجموعة من التقارير الإدارية التي تساعد الإدارة في المؤسسة التعليمية القيام بعملها على أكمل وجه وبسهولة في الشق الإداري. ومن أبرز هذه التقارير:

• تقارير تنظيم الجداول والأنشطة: تساعد هذه التقارير الإدارة على تنظيم الجداول الدراسية اليومية داخل المؤسسة التعليمية ومن خلالها يمكن معرفة مدى التزام الصفوف بالجدول المحدد، والكشف عن أي تعارض. كما توضح هذه التقارير الأنشطة المختلفة التي يقوم بها الطالب داخل المؤسسة التعليمية مثل الرحلات أو الأنشطة الصيفية، مما يسهل على الإدارة تنظيم الوقت وعدم حدوث أي تعارض.
• تقارير الحضور والغياب للطلاب: هي تقارير توضح الحضور والغياب لكل طالب على حدة، وهي تقارير يومية وشهرية تساعد الإدارة على تقييم الطلاب.
• تقرير السلوك: هي تقارير توضح سلوك الطالب سواء كان ايجابيا او سلبيا خلال العام الدراسي.
• تقارير لأولياء الأمور: هي تقارير ترسل بشكل دوري الى اولياء الامور توضح سلوك وانضباط ابنائهم او تحديثات بالمعلومات الإدارية المتعلقة بابنهم مثل التنبيهات والاشعارات أو مخالفات سلوكية قد ارتكبها الطالب.

كيف ستُغير الادارة الالكترونية شكل التعليم في المستقبل؟

ان الادارة الالكترونية للتعليم سوف يكون لها دور رئيسي في التحول الجذري في المستقبل في الشق الإداري داخل المؤسسات التعليمية، من خلال الاعتماد على التكنولوجيا في إنجاز مهامها، ومن أهم هذه التغيرات:

• دقة في اتخاذ القرارات: ان النظام سوف يساعد الإدارة على تحليل البيانات الخاصة بالطالب بدقة، مما يؤدي إلى الدقة في اتخاذ القرارات ويمكن أيضا الادارة تتبع سلوك الطالب وتتبع الحضور والغياب واتخاذ الإجراءات اللازمة عند قيام الطالب بأي مخالفة.

• توفير الوقت والجهد: ان النظام سوف يساعد الإدارة على توفير الوقت والجهد في كثير من عمليات الإدارية مثل تقارير السلوك – تسجيل الحضور – تقارير بالاقساط المالية المستحقة على الطالب ، ويتم ذلك تلقائيا دون الحاجة إلى تدخل العنصر البشري والاعمال الورقية عند تنفيذها.
• سهولة الوصول إلى المعلومات: ان النظام سوف يساعد الإدارة داخل المؤسسة التعليمية الوصول إلى بيانات الطالب، والتقارير الخاص به في اي وقت واي مكان، ويسهل أيضا على الإدارة في اتخاذ القرارات الهامة حول الشق الإداري الخاص بالطالب.
• سهولة التواصل مع أولياء الأمور: يتم ذلك عن طريق قيام النظام بإرسال تقارير يومية او شهرية وهذه التقارير تسهل لأولياء الأمور تتبع سلوك أبنائهم، وتتبع الحضور والغياب وتذكرهم ايضا بالاقساط المالية المستحقة على الطالب.
• في المستقبل القريب سوف يعتمد النظام على الذكاء الاصطناعي، مما يؤدي إلى تغيير شامل وعميق في التجربة الادارية، وان الذكاء الاصطناعي سوف يساعد المؤسسات التعليمة على جمع بيانات ضخمة، وتحليلها مثل سجلات الحضور والغياب الخاصة بالاداريين والتقارير عن المعلمين والتقارير المالية الخاصة بالمؤسسة التعليمية، والهدف من ذلك الوصول إلى رؤية واضحة تساعد في اتخاذ القرارات، والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية للمؤسسة التعليمية. كما أن سكوليرا سوف تطلق خدمات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي خلال الفترة القادمة. احجز ديمو مجانا لتكون أول من يطبق خدمات سكوليرا التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي.

ما الذي تقوم به مصر لتعزيز الإدارة الإلكترونية للتعليم؟

تبذل مصر جهودا كبيرة لتعزيز الادارة الالكترونية للتعليم باعتبارها أحد المحاور الاساسية في تطوير العملية التعليمية، ومن أهم الجهود:

• قامت الدولة بتحويل عدد لابأس به من الإجراءات الورقية التقليدية إلى نماذج الكترونية، حيث يمكن لاولياء الامور نقل الطالب من مدرسة لأخرى أو تعديل بيانات الطالب بشكل إلكتروني دون الحاجة الي الذهاب الي الادارة التعليمية للقيام بذلك.
• تقدم الدولة برامج تدريبية لتأهيل الإداريين والمعلمين على استخدام نظام الإدارة الإلكترونية.
• تطوير البنية التحتية التكنولوجية وتوفير الإنترنت لجميع المدارس في جميع أنحاء الجمهورية.
• قيام الدولة بتطوير انظمة الادارة المدرسية داخل جميع مؤسساتها التعليمية لتكون رقمية بالكامل.

نصائح لإختيار أفضل منصة لتطبيق الادارة الالكترونية للتلميذ

مع التقدم التكنولوجي الذي نعيش فيه لم يعد الاعتماد على الإدارة الإلكترونية كخيار ثانوي بل أصبح خيار أساسي لتطوير العملية التعليمية وهذا التقدم أدى إلى ظهور عدد من الأنظمة المختلفة، وكل نظام له مميزات الخاص به وأصبح من الضروري قيام المؤسسة التعليمية اختيار النظام المناسب لها بناء على احتياجاتها، ومن أهم النصائح:

• سهولة الاستخدام: يجب مراعاة عند اختيار النظام ان تكون واجهه المستخدم لجميع الأطراف سواء للعاملين في الإدارة أو المعلمين أو لأولياء الأمور، أن تكون واضحة ومنظمة وتتيح للمستخدمين التنقل بين الوظائف الأساسية للنظام بسهولة دون وجود أي عراقيل في ذلك.
• مشاركة الإداريين والمعلمين في اختيار النظام: يجب على المؤسسات التعليمية بأن تشارك الإداريين والمعلمين في اختيار النظام. لان هذا ضروري لاختيار النظام المناسب لكل من المعلمين والإداريين، ويتم ذلك عن طريق إتاحة المعلمين والإداريين بتجريب انظمة مختلفة واختيار النظام المناسب لهم، والقيام باستطلاعات الرأي فيما بينهم لمعرفة النظام المناسب.
• توفر دعم فني: يجب عند اختيار النظام أن تتوافر خدمة الدعم الفني للنظام 24 ساعه طوال ايام الاسبوع لحل جميع المشاكل التقنية في النظام.
• انظمة الحماية: يجب عند اختيار النظام أن نراعي توفر نظم حماية قوية لمنع الهجمات السيبرانية، والحفاظ على المعلومات الخاصة بالمؤسسة التعليمية.
• التركيز على خصائص النظام دون قيمته المادية: يجب عند اختيار النظام النظر الى الامكانيات التي يقدمها النظام، وهل هذة الامكانيات تتناسب مع احتياجات المؤسسة التعليمية أم لا دون الاهتمام فقط بالشق المادي، لأن هذا يؤدي إلى فشل النظام في تلبية احتياجاتهم.

ما هي المميزات التي تنفرد بها منصة سكوليرا؟

يعتبر نظام سكوليرا من أهم نظم الإدارة الإلكترونية للتعليم في الدول العربية والشرق الاوسط، حيث يجمع نظام سكوليرا بين نظام إدارة المدارس ERP ونظام إدارة التعلم LMS داخل منصة واحدة ويعتبر هذه ميزة كبيرة تتميز بها نظام سكوليرا عن الانظمة الاخرى، حيث تسهل على المؤسسات التعليمة استخدام نظام واحد يدير الجانب الاداري والاكاديمي معا دون الحاجة الي استخدام اكثر من نظام. نظام إدارة المدارس ERP هو نظام يستخدم في ادارة كافة الأعمال الإدارية داخل المؤسسة التعليمية مثل تنظيم بيانات الطلاب – اصدار تقارير سلوكية – انشاء الجداول الدراسية – حفظ الملفات الشخصية والتعليمية للطالب. أما نظام إدارة التعلم LMS هو نظام يستخدم في إدارة كافة الأعمال التعليمية داخل المؤسسة، حيث يساعد النظام المعلمين في إنشاء المحتوى الدراسي ووضع خطط تعليمية – متابعة الحضور والغياب الخاص بالطلاب -وضع الواجبات والاختبارات لتقييمهم أكاديميا. كما يساعد النظام بتسهيل تواصل أولياء الأمور مع المعلمين ورؤساء الاقسام علي نحو فردي أو جماعي، ويعتمد نظام سكوليرا على التكنولوجيا لتقديم التقارير الدقيقة التي تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات المصيرية والهامة، ومن مميزات النظام:

• شؤون الطلاب: نظام سكوليرا يستطيع إعداد الملفات الشخصية لكل طالب، والتي توضح به جميع بياناته الشخصية، والصف الذي ينتمي إليه الطالب، ونوع التعليم سواء كان نظامًا أمريكيًا أو بريطانيًا.كما يتيح النظام تعديل بيانات الخاصة للطالب بسهولة عند انتقاله من صف إلى آخر أو من مرحلة تعليمية إلى مرحلة أخرى، ويوفر النظام أيضا خدمة ادارة المعلومات المالية الخاصة بالطالب، حيث يمكن من خلال النظام تسجيل المصروفات المدرسية الخاص بالطالب وتسجيل مواعيد الاقساط، وإصدار تنبيهات لي أولياء الأمور بمواعيد دفع الأقساط.
• المحاسبة: يحتوي نظام سكوليرا على برنامج محاسبي متكامل يستطيع الإداريين من خلاله القيام بجميع العمليات الحسابية الخاصة بالمؤسسة التعليمية، وتسجيل الفواتير، وانشاء الميزانيات الخاصه بالمؤسسه، وحساب جميع المصروفات بشكل دقيق خلال العام. كما يدعم النظام ميزة إصدار التقارير المالية التي تعرض فيها الوضع المالي للمؤسسة التعليمة ويوضح ايضا الديون الخاص بالمؤسسة، وهذا يساعد الإدارة بتزويدها بالمعلومات الكافية عند اتخاذ قرارات مالية مصيرية.
• الموارد البشرية: يحتوي النظام علي قسم الموارد البشرية الذي يتيح من خلاله تسجيل جميع بيانات الخاصة بالموظف، ومتابعة الحضور والانصراف. كما أن النظام له ميزة الربط بينه، وبين جهاز البصمة لتسجيل الحضور والانصراف بشكل آلي، مما يسهل المتابعة وتوفير الوقت والجهد لإتمامها. بالإضافة الى ذلك يساعد النظام الإداريين على انشاء الرواتب الخاصة بالموظفين وحسبها بدقة دون تدخل عنصر بشري مما يقلل من الأخطاء البشرية.
• النقل والمواصلات: يوفر نظام سكوليرا نظام متكامل لإدارة جميع الحافلات التي تمتلكها المؤسسات التعليمية ومواعيدها، كما ايضا النظام يوضح جميع اشتراكات الطلاب، ومواعيد تسديدها.
• إدارة الكافتيريا: من ضمن المزايا التي يوفرها النظام في القسم الخاص بالكفتريا أنه يساعد الإدارة في تنظيم عمليات البيع والشراء اليومية الخاصة بالكفتريا، وحساب التوالف من البضائع. كما يقدم النظام ميزة الربط بين المشتريات التي يقوم بها الطالب بحساب أولياء الأمور، ومتابعة المخزون بدقة ايضا، وكل هذا يتم بشكل آلي.
• إدارة المخازن: أن النظام يحتوي على وحدة متخصصة في إدارة شؤون المخازن للمؤسسة التعليمية، حيث يساهم النظام في تنظيم عمليات البيع والشراء بدقة. كما يوفر النظام ميزة تتبع العهد المخصصة للموظفين داخل المؤسسة التعليمية لضمان الحفاظ على الأصول الخاصة بالمؤسسة التعليمية.
• العلاقات العامة: يقدم النظام خدمة تسجيل الطلاب الجدد إلكترونيا بطريقة سهلة وميسرة لتبسيط اجراءات التسجيل على أولياء الأمور. كما يدعم النظام ايضا خاصية متابعة شكاوى أولياء الأمور من خلال خدمة العملاء لتحسين جودة الخدمات المقدمة.

الأسئلة الشائعة

كيف يمكن للمدارس الاستفادة من استخدام نظام الإدارة الإلكترونية؟

أن النظام يساعد الإداريين على القيام بأعمالهم اليومية مثل أخذ الغياب والحضور – إصدار التقارير السلوكية – حفظ الملفات الشخصية والتعليمية للطالب – التواصل الإداري مع أولياء الأمور – إدارة الجداول الدراسية آليًا دون حاجة إلى العنصر البشري أو القيام بالأعمال الورقية مما يقلل من الأخطاء البشرية وتوفير الوقت في اتخاذ القرارات الهامة.

ما هي الميزات الرئيسية لنظام الإدارة الإلكترونية القوى للمدارس؟

يمتاز نظام الإدارة بواجهة استخدام واضحة وسهلة عند الاستخدام، كما ايضا يوفر خدمات تختلف حسب احتياج كل مدرسة من النظام، ويمتاز النظام ايضا بالدعم الفني المستمر لضمان تشغيل النظام على أكمل وجه.

ما هو دور أولياء الأمور في دعم الإدارة الإلكترونية للتعليم؟

دور أولياء الأمور في دعم النظام هام جدا، من خلال النظام يمكن متابعة حضور الطلاب ومتابعة أيضا أداء الطلاب سلوكيا لحظه بلحظه، كما ايضا لهم دور في تشجيع الطلاب على الالتزام والتفاعل مع النظام، والنظام يوفر خدمة التواصل مع المعلمين والإداريين من خلال الاشعارات والتنبيهات لمعرفة المستجدات في أي وقت. كما يمكن للأولياء الأمور بتقييم النظام وجودة الخدمات التي يقدمها واقتراح أفكار لتطوير النظام.